Журнал регистрации уведомлений о начале отпуска образец

Содержание

Журнал регистрации уведомлений о начале отпуска образец

Журнал регистрации уведомлений о начале отпуска образец

Как составить уведомление о начале отпуска Журнал регистрации уведомлений, срок хранения Уведомление (извещение): образец Как составить уведомление о начале отпуска Согласно требованиям, изложенным в ст.

123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать. Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем.

На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет. Извещение работника в соответствии со ст.

Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения. Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям.


Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым. Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе.

При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Важно

Образец заполнения уведомления о начале отпуска Случаи отказа сотрудника Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя.

Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

→ Бланки → Прочие → Журнал извещения работников о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска согласно утвержденному графику отпусков (образец заполнения) Тематика документа: Прочие Файл текстовой версии: 2,1 кб Сохранить документ: Cкачать документ » Образец документа: Закрытое акционерное общество «Русское поле» Журнал извещения работников о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска в июне 2011 года согласно утвержденному графику отпусков ¦ Структурное ¦¦¦ Количество ¦Дата¦Подпись,¦ ¦подразделение¦ Должность ¦Ф.И.О.¦ календарных¦начала¦дата¦ ¦¦¦¦дней отпуска¦отпуска ¦¦ + + + + + + + ¦Отдел продаж ¦Дизайнер-¦Лютиков А.Л.¦14¦06.06.2011¦Лютиков¦ ¦¦флорист¦¦¦¦21.05.2011¦ + + + + + + + ¦Отдел продаж ¦Продавец-¦Розанова Е.Н.

Как составить уведомление о начале отпуска

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО. Дополнительные меры Регистрация и хранение документа Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал.

Внимание

В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы. Существуют такие виды сообщений:

  • о начале реорганизации;
  • об оформлении объяснительных;
  • о переводах сотрудников в другие отделы;
  • о том, что были изменены условия работы;
  • о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

  1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
  2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы. Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление о начале отпуска

На приказе об отпуске работник ставит свою подпись, что является подтверждением того, что работодатель уведомил его о начале отпуска. Главное в этом случае – издать приказ и попросить расписаться на нем работника не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Имейте в виду, что в этом случае датой извещения будет являться момент, когда работник подписал приказ, а не дата издания самого приказа.

Роструд также разъясняет, что формы и способы уведомления работника о предстоящем отпуске работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Как вариант Роструд считает допустимым внести изменения в График отпусков (форма № Т-7) и дополнить ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска1.

В каких случаях применяется? Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков. Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению. Пример: По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В.

была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции. Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока.

В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Уведомление работника о начале отпуска

Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Уведомление о начале отпуска Приказ о предоставлении отпуска Положение об отпусах Памятка сотруднику на случай отпуска В каждой организации должен быть утвержден график отпусков.

Этот график утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Причем график отпусков обязателен как для работодателя. Так и для работника (ч.вторая ст.123 ТК РФ).

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу. Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Правила оформления уведомления об отпуске

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности. В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Источник: http://1privilege.ru/zhurnal-registratsii-uvedomlenij-o-nachale-otpuska-obrazets/

Уведомление об отпуске по графику: образец скачать

Журнал регистрации уведомлений о начале отпуска образец

Трудовой кодекс обязывает работодателя извещать сотрудника о начале отпуска по графику не позднее, чем за две недели. В каком виде это должно быть сделано, закон не уточняет. Мы рассказываем вам о различных формах уведомления об отпуске, которые могут применяться в организации.

Смотрите и скачайте образец уведомления сотрудника об отпуске по графику в нашей статье. А если сотрудник отказывается подписывать уведомление, составьте акт об этом, образец документа также есть в статье.

Отпуск по графику

В ТК РФ в ст.123 всем работодателям предписано определять очередность предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков путем составления графика (форма Т-7). В нем для каждого указывается дата наступления события и количество дней, которые положено отгулять.

Составлять этот документ нужно не позднее, чем за две недели до начала года, то есть в середине декабря.

Планировать на год вперед довольно трудно, часто обстоятельства вынуждают отменять или переносить отпуска, для этого в форме Т-7 предусмотрены графы, в которых проставляются соответствующие отметки и даются ссылки на документ-основание.

После внесения всех данных график согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководством. С этого момента документ становится обязательным для обеих сторон.

Ни работодатель, ни сотрудник не вправе в одностороннем порядке отменить или перенести отпуск, подобные действия должны быть согласованы. ТК РФ обязывает руководителя организации предупреждать работников под роспись о начале отпуска не позднее, чем за две недели.

Несоблюдение этого срока дает право требовать переноса ежегодного отдыха на другое время.

 Обратите внимание! В этом году ГИТ будет контролировать, чтобы работодатели утвердили график отпусков на 2019 год до 17 декабря.

Если графика не окажется или руководитель утвердит его позже положенного срока, инспекторы выпишут штраф до 50 000 рублей.

 Предлагаем девять карточек которые помогут организовать работу по подготовке графика, минимизировать конфликты и не нарушить права работников. Скачайте карточки и используйте как подсказки в работе.

Как уведомлять сотрудников о предстоящих отпусках

В законодательстве не сказано, как именно следует извещать сотрудников. В некоторых организациях принимают решение использовать для этого приказы о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6). Скачайте пустой бланк приказа и образец заполнения:

Если подготовить приказ заранее, за две недели до начала отдыха, и ознакомить сотрудника под роспись, все формальности, которых требует ТК РФ, будут соблюдены. У такой формы есть свои недостатки.

Возможно, сотрудник, которого уведомили об отпуске, не захочет уходить в назначенную дату по личным или производственным причинам.

Если он обратится к работодателю с просьбой о переносе и получит согласие, приказ придется отменять.

Удобнее разработать форму и поручить ответственному сотруднику службы кадров контролировать график, выписывать уведомления тем, у кого подходит срок отпуска. Если работник отсутствует, например, болеет, находится в командировке, учебном отпуске, направлять извещение придется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Форма уведомления работнику об отпуске по графику

В письме Роструда от 30 июля 2014 года № 1693-6-1 предлагаются еще несколько вариантов оформления извещения о приближающемся начале очередного отпуска. Специалисты ведомства рекомендуют прикреплять к графику отпусков ознакомительные листы или ведомости. Для каждого работника в них предусмотрена отдельная строка. Можно сделать графы:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • дата начала очередного отпуска;
  • дата предупреждения;
  • подпись работника;
  • ФИО и подпись кадровика.

Также Роструд считает возможным внести изменения в график отпусков (форма Т-7). Учитывая тот факт, что с 01.01.2013 года с вступлением в действие 402-ФЗ унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными, это будет вполне законно. Необходимо только включить измененную форму в учетную политику. В графике отпусков предлагается добавить графы 11 и 12:

  • графа 11 – подпись работника;
  • графа 12 – дата ознакомления.

Сотрудников нужно будет приглашать в отдел кадров и знакомить с графиком под роспись. Предложенными способами нельзя воспользоваться, если сотрудник отсутствует на работе и приходится извещать его по почте.

Если в организации приняли решение о разработке отдельного уведомления, в него следует включить следующую информацию:

  1. ФИО сотрудника.
  2. Основание для вручения уведомления (ссылка на ст. 123 ТК РФ).
  3. Даты начала и окончания отпуска.
  4. Продолжительность в календарных днях.
  5. Реквизиты графика отпусков (приказа об утверждении).
  6. ФИО руководителя или назначенного ответственного лица, выписавшего уведомление.

Заполнять бланк следует в двух экземплярах, на каждом из которых работник должен поставить подпись и дату. Один экземпляр выдается на руки, другой остается в организации, можно хранить его в личном деле работника или в другом месте. Регистрацию уведомлений можно вести в журнале произвольной формы, куда следует вносить не только извещения о начале отпуска, но и выданные по другим причинам.

Образец акта об отказе подписать уведомление о начале отпуска

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/103063-qqq-11-01-uvedomlenie-ob-otpuske-po-grafiku-obrazets

Образец журнала регистрации уведомлений на отпуск

Журнал регистрации уведомлений о начале отпуска образец

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая) Образец уведомления о начале отпуска Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части. В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

  • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
  • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
  • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения.

Уведомление об отпуске по графику — образец

[important]Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации. И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

[/important] [info]Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске. Обязателен ли данный документ? Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

[/info]

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков. Пример: По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В.

должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Журнал извещения работников о начале отпуска

ТК РФ:

  1. Известить сотрудника необходимо за 2 недели до начала отпуска.
  2. Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журналУведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников.

В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска.

Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе. Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации.

Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам

Уведомление о начале отпуска Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений. Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут: Образец уведомления об отпуске Регистрируется ли уведомление в специальном журнале? На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

  • о реорганизации предприятия;
  • о предоставлении объяснений;
  • о переводе;
  • об изменении в условии труда;
  • о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Образец уведомления об отпуске по графику

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

  • непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
  • приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
  • ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
  • включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
  • в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе. Пример: По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен. Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я.

Журнал регистрации уведомлений

Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска? Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику. Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

Скачать форму заявления При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске.

Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Menu

Личный кабинет / Регистрация Моя корзина В корзине 1 товарна сумму 0 руб. +7 (495) 724-03-21 8 (800) 500-92-16

  • О компании
  • Каталог товаров
  • Доставка и оплата
  • Кадровый клуб
  • Полезная информация
  • HR-Магазин
  • Журналы учета и регистрации
  • Кадровое делопроизводство

Наша рассылка Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы Обложка: золотистый картон Cъемная обложка из прозрачного ПВХ Отверстия для шнуровки и архивации Цена: 250 руб.

Купить Журнал извещения работников о начале ежегодного оплачиваемого отпуска применяется для фиксации факта извещения, подтвержденном личной подписью работника «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала».

Образец журнала регистрации уведомлений об отпуске

Трудовой кодекс РФ, Глава 19, Статья 123, Часть 3) Вид основного раздела журнала: Журналы учета от компании «Кадры в порядке»:

  • Напечатаны на отличной белой бумаге
  • Красивая золотистая обложка, сверху прозрачная обложка из ПВХ — приятно взять в руки, не пачкается
  • Титульная страница с подробной информацией, полезные дополнительные материалы
  • Все страницы пронумерованы
  • Журнал прошнурован, пронумерован, опломбирован.

Полезная информация: Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике. ВАЖНО: Журнал извещения работников о начале отпуска НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Оставить отзыв. Задать вопрос.

Источник: http://jurist-company.com/obrazets-zhurnala-registratsii-uvedomlenij-na-otpusk-2/

Ведение журнала регистрации уведомлений работникам образец

Журнал регистрации уведомлений о начале отпуска образец

О каких-либо изменениях в рабочем процессе, трудовом договоре или других организационных процессах в компании руководство обязано сообщить работнику. Сделать это можно путем уведомления. Подобные документы составляются регулярно, поэтому для их учета создают журнал регистрации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Понятие уведомления

Уведомление – документ не обязательный, но удобный для кадровой службы. Чаще всего оно отправляется в письменном виде.

В нем указывается:

  • полное наименование организации;
  • отправитель (директор или специалист отдела кадров) и получатель (сотрудник);
  • название и заголовок. Например, уведомление о расторжении трудового договора;
  • регистрационный номер и дата отправки;
  • причины, по которым оно высылается, их обоснование;
  • подпись сотрудника, направившего документ;
  • Факт получения и ознакомления с содержанием уведомления подтверждается путем проставления подписи получателя и даты получения в ознакомительной визе.

Образец уведомления о сокращении:

Зачем нужен журнал и как он выглядит?

Для учета и контроля уведомлений, на предприятии заводят специальный регистрационный журнал. Помимо того, что в нем отражена и сгруппирована информация обо всех уведомлениях, ведение журнала выданных уведомлений исключает возможность фальсификации данных путем регистрации уведомлений задним числом.

Унифицированной формы и требований к внешнему виду журнала, установленных законодательно, нет. Не запрещено использовать обычную тетрадь. Но для его сохранности и доказательства достоверности указанных данных, лучше использовать бумажный носитель с твердым переплетом и прошитыми пронумерованными страницами.

Здесь можно скачать бесплатно форму журнала регистрации уведомлений.

Содержательная часть документа включает два раздела:

  1. Заголовок. Указывается название журнала, наименование компании, количество страниц, дата начала и окончания ведения.
  2. Таблица. Состоит из следующих столбцов:
  • порядковый номер;
  • дата создания уведомления;
  • регистрационный номер;
  • Ф.И.О. специалиста, направившего уведомление, и его должность;
  • сведения о сотруднике, которому оно направлено;
  • дата вручения;
  • отметка об ознакомлении.

Так может выглядеть журнал регистрации:

Каждая организация составляет журнал по своему усмотрению, добавляя, убирая или объединяя столбцы. Также в продаже имеются готовые журналы в удобном книжном формате с уже напечатанной основой.

Таким же образом ведется и журнал по технике безопасности. Подробнее об этом читайте тут.

Правила ведения и хранения

За сохранность и ведение документа отвечает ответственный специалист отдела кадров или делопроизводитель (если есть). Все записи вносятся по порядку. Ошибочная запись фиксируется, аккуратно перечеркивается и ставится подпись лица, вносившего его.

Разрешается вести электронную версию журнала, но в этом случае не получится подтвердить достоверность данных подписями сотрудников, а также высок риск потери информации.

Рекомендуется заводить новый журнал на каждый рабочий год. Срок хранения документа составляет 5 лет.

Журнал регистрации уведомлений представляет собой книгу с одной большой таблицей. В ней отражены основные сведения об отправленных уведомлениях сотрудникам компании. Наличие записи и подпись получателя в журнале лишний раз доказывает факт донесения до работника необходимой информации.

Такие же журналы многие предприятия ведут для внесения предложений сотрудниками. Так мнение каждого работника не останется незамеченным.

Посмотрите видео о регистрационных журналах:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: https://bizakon.ru/kadry/zhurnal-registratsii-uvedomleniy-rabotnikam-obrazets.html

Уведомление об отпуске по графику образец скачать

Журнал регистрации уведомлений о начале отпуска образец

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска.

Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков.

Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
  • Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

  • Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков — в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
  • Включением в содержание приказа на отпуск отметки об ознакомлении с датами отпуска — в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
  • Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
  • Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях — одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать в формате Word.

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление — Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

  • Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
  • Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
  • Общая длительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
  • Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по графику отпусков подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении заявления нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

  • Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
  • В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
  • В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и расчета отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

График отпусковОтпуск

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.